INHOUDSOPGAVE

• 1. Inrichting
  • 1.1 Host agenda
  • 1.2 Gast agenda
• 2. Hostorganisatie
  • 2.1 Activiteiten beheren
    • 2.1.2 Aanmaken
    • 2.1.1 Overzicht
  • 2.2 Activiteit pagina
    • 2.2.1 Host
    • 2.2.2 Deelnemer
• 3. Gastorganisatie
  • 3.1 Beheer
    • 3.1.1 Activiteiten overzicht
    • 3.1.2 Activiteit aanmaken
  • 3.2 Gebruiker

Belangrijke informatie

• Voor externe activiteiten hebben we een icoon gekoppeld. Dit komt door de hele omgeving terug. Deze ziet er zo uit:

• Gegevens van deelnemers wordt nooit uitgewisseld tussen omgevingen. 

Definities

• Organisator: dit is de organisatie die de activiteiten extern beschikbaar stelt.
• Gast: dit is de organisatie die deelneemt aan activiteiten van een andere organisatie (organisator).

Inrichting

Om agenda’s correct te kunnen delen tussen verschillende omgevingen, is het belangrijk dat de instellingen aan beide kanten goed zijn geconfigureerd. Als de instellingen aan één kant ontbreken, werkt het delen van agenda’s niet.

⚠️ Deze stappen moeten worden uitgevoerd door een medewerker van Tapster.

Host agenda

De host agenda is de agenda die gedeeld wordt met een andere omgeving. Volg onderstaande stappen om deze goed in te stellen:

1. Stel in dat de agenda extern beschikbaar is.

Hiermee geef je aan dat andere omgevingen toegang mogen krijgen tot deze agenda.

2. Geef aan welke andere omgevingen toegang krijgen.

De toegang wordt verleend op basis van herkenning van de externe omgeving.

1.2 Gast agenda

De gastagenda is een externe agenda die je wilt koppelen binnen jouw omgeving. De volgende stappen zijn nodig om deze te configureren:

1. Geef aan dat het om een externe agenda gaat.

Dit zorgt ervoor dat het systeem weet dat de agenda afkomstig is van een andere omgeving.

2. Stel in van welke omgeving de agenda afkomstig is.

3. Voer het UUID in van de agenda die je wilt koppelen.

Hiermee geef je exact aan om welke agenda het gaat. Zonder dit unieke ID is de koppeling niet mogelijk.

2. Hostorganisatie

Wanneer jouw omgeving optreedt als host, ben je verantwoordelijk voor het beheren van externe activiteiten. Dit betekent dat je activiteiten aanmaakt en beheert in een agenda die gedeeld wordt met een andere omgeving.

2.1 Activiteiten beheren

Als hostorganisatie beheer je de agenda die beschikbaar is gesteld aan een andere omgeving. Dit beheer werkt op dezelfde manier als het beheren van activiteiten binnen interne agenda’s.

Je kunt activiteiten aanmaken, bewerken en verwijderen, met als enige verschil dat je werkt binnen een gedeelde (externe) context.

2.1.2 Aanmaken

Bij het aanmaken van een nieuwe activiteit binnen een gedeelde agenda, volg je de standaard aanmaakprocedure. Let er hierbij op dat je:

• De juiste agenda selecteert die gedeeld is met de externe omgeving.
• De activiteit verder invult zoals je dat ook bij interne activiteiten zou doen.

2.1.1 Overzicht

In het overzicht zie je de door jou aangemaakte activiteiten weergegeven in een tijdschema. Dit geeft een visueel overzicht van alle ingeplande momenten binnen de gedeelde agenda.

2.2 Activiteit pagina

Op de pagina van een specifieke activiteit zijn er verschillen in wat de host en deelnemer kunnen zien.

2.2.1 Host

Wanneer je de muis boven het icoontje met de drie poppetjes houdt, zie je als host:

• Welke deelnemers uit je eigen organisatie zijn gekoppeld aan de activiteit.
• Het aantal externe deelnemers dat is aangemeld.

?  Namen van externe deelnemers zijn niet zichtbaar, alleen het aantal deelnemers wordt getoond.

2.2.2 Deelnemer

Voor een deelnemer ziet de activiteitpagina eruit zoals bij een reguliere activiteit.

3. Gastorganisatie

Wanneer jouw omgeving is gekoppeld aan een gedeelde agenda als gast, heb je geen beheertaken over deze agenda. De hostorganisatie beheert de inhoud en planning. Nieuwe activiteiten die door de host worden toegevoegd, verschijnen automatisch in jouw omgeving.

3.1 Beheer

Als gastorganisatie kun je gedeelde agenda’s bekijken, maar niet wijzigen. De gedeelde activiteiten worden visueel onderscheiden van interne activiteiten.

3.1.1 Activiteiten overzicht

In het activiteitenoverzicht zie je de externe (gedeelde) activiteiten op een herkenbare manier weergegeven:

• Ze worden grijs weergegeven ten opzichte van eigen activiteiten.
• Er verschijnt een ‘Externe activiteit’-icoon naast de activiteit, zodat direct zichtbaar is dat het om een gedeelde activiteit gaat.

3.1.2 Activiteit aanmaken

Bij het aanmaken van een nieuwe activiteit wordt de externe agenda ook weergegeven in de lijst van beschikbare agenda’s. Deze agenda:

• Is zichtbaar voor transparantie.
• Kan niet geselecteerd worden voor het aanmaken van activiteiten.

3.2 Gebruiker

Voor de deelnemer van een gastorganisatie gelden enkele belangrijke beperkingen en privacymaatregelen bij externe activiteiten:

• De deelnemers van de hostorganisatie worden niet getoond in de gastomgeving.
• Alleen de naam en profielfoto van de host van de activiteit worden getoond.
• De activiteit is alleen toegankelijk als deelnemer, niet als organisator of beheerder.
• Bij de activiteit wordt ook hier het ‘Externe activiteit’-icoon weergegeven voor herkenning.